گزارش مالی همایش گنولینوکس ۱۴۰۲

درباره شفافیت مالی

شفافیت مالی برای رویدادها و همایش‌های شیرازلینوکس به هرگونه رخداد مالی که توسط ما دریافت یا هزینه شده می‌پردازه به طور مثال اگه اسپانسری فضا تامیین کرده یا مواردی برای ما تامیین کرده که هیچ رخداد مالی شکل نگرفته باشه داخلش وارد شفافیت مالی نمیشه شفافیت مالی صرفا بابت اتفاقات و رخدادهای مالی هر رویداد یا همایش انجام میشه

توضیحاتی در خصوص این همایش

همایش گنولینوکس ۱۴۰۲ در ابتدا با همکاری جامعه شیرازلاگ در حال برنامه‌ریزی بود، اما به دلیل اختلافات بین راهبران شیرازلاگ و رای‌گیری داخلی آن‌ها، همکاری پس از توافق اولیه لغو شد.

بازگردانده شد.پس از این جدایی، طبق توافق انجام‌شده، تمام هزینه‌های شرکت‌کنندگانی که با نام شیرازلاگ ثبت‌نام کرده بودند، سپس شرکت‌کنندگ ان در صورت تمایل توانستند با نام جامعه جدید «گروه هواداران گنولینوکس ایران» بدون هرگونه مسئولیت برای شیرازلاگ مجدداً ثبت‌نام کنند.

پس در شفافیت مالی ارائه شده بخش زیادی از استردادهای بلیط‌های شرکت کنندگان مربوط به این داستان هست 

اولین تجربه ما در برگزاری یک رویداد بزرگ با همه چالش‌هایش بود.بی‌تجربگی باعث اشتباهات بزرگی شد که مدیریت مالی همایش را با مشکل مواجه کرد و در نهایت با بدهی زیادی روبرو شدیم.این همایش اولین تجربه ما با تمامی چالش‌های پیش رو در برگزاری همایش در ابعدا بزرگ بوده قطعاا همین بی تجربگی حاصل اشتباهات بزرگی بوده که در مدیریت مالی این همایش نتونستیم خروجی مثبتی رو داشته باشیم و با حجم بدهی زیادی رو به رو شدیم که درس از اشتباهات ما برای هر برگزارکننده‌ای مفید هست و جلوگیری میشه از اتفاق مجدد این خسارت‌ها از تکرار چنین خسارت‌هایی جلوگیری کنند.

جریان قرض و بدهی‌ها در شفافیت چیه

ما در این همایش بنا به تجربه کم با مشکلات محدودیت مالی زیادی رو به رو شدیم که بخش عظیمی از این هزینه‌ها بابت هتل و کارای غیرضروری هدر رفت ما برای جبران هزینه‌های سالن و رستوران مجبور شدیم از اعضای تیم خودمون مبلغ هایی رو قرض کنیم و بعد پرداخت کنیم

درس‌هایی از این گزارش

ما تلاش کردیم تجربیات برگزاری و مدیریتی خود را در صفحه راهنمای جامعه نرم‌افزار آزاد قرار دهیم.
اما در گزارش مالی هر رویداد، درس‌های مدیریت مالی و تصمیم‌هایی که می‌تواند از اشتباهات مشابه جلوگیری کند را با شما به اشتراک می‌گذاریم.

این همایش اولین تجربه بزرگ ما بود و اشتباهات فلسفی و خلاف اصول نرم‌افزار آزاد هم در آن رخ داد، اما در اینجا بیشتر بر جنبه‌های مالی تمرکز می‌کنیم.

اشتباهات کلیدی

1. انتخاب هتل نامناسب: انتخاب یک بوتیک هتل گران‌قیمت، به‌جای محل اسکان مقرون‌به‌صرفه، بودجه ما را به شدت تحت فشار گذاشت. این موضوع بر کیفیت بخش‌های دیگر همایش مانند فیلم‌برداری و تجهیزات استریم تأثیر منفی گذاشت.
2. برنامه‌های جانبی غیرضروری: مهمانی ارائه‌دهندگان در شب قبل و شیرازگردی پس از همایش، تمرکز و منابع تیم را از هدف اصلی منحرف کرد.
3. استخدام تیم اجرایی از شهرهای دیگر: این تصمیم علاوه بر هزینه بالا، چالش‌های اجرایی نیز ایجاد کرد.
4. بیتوجهی به جزئیات قراردادها: بندهای مبهم قرارداد سالن و رستوران منجر به کلاه‌برداری حدود ۲۶ میلیون تومانی شد.
5.  مدیریت نادرست پذیرایی: عدم استفاده از ژتون غذا باعث کمبود غذا و خسارت ۳۱ میلیون تومانی شد.
6. عدم پیش‌بینی ریسک‌های مالی: آماده نبودن برای خسارت‌های احتمالی، مشکلات متعددی ایجاد کرد.

سخن پایانی

با وجود همه چالش‌ها، خوشحالیم که همایش رضایت شرکت‌کنندگان را جلب کرد. ارائه این گزارش بخشی از تعهد ما به شفافیت در قبال جامعه است. این گزارش را نه برای الگوبرداری، بلکه برای درس‌آموزی و جلوگیری از تکرار اشتباهات مشابه به اشتراک گذاشتیم.

گزارش مالی از دریافتی‌ها

گزارش مالی از هزینه‌ها

نتیجه گزارش مالی